Pourquoi externaliser la prise de rendez-vous ?
L’externalisation de la prise de rendez-vous est un processus assez récent qui prend de l’ampleur. Les enjeux de cette démarche sont multiples et répondent bien aux besoins de la médecine d’aujourd’hui.
Un accueil professionnel pour un meilleur service rendu au patient
Externaliser de la prise de rendez-vous permet d’assurer un accueil de qualité à la patientèle. Les opératrices et les opérateurs sont formés à l’accueil téléphonique et savent gérer toutes les situations. Le patient est accueilli avec empathie. Cela a pour effet de le rassurer dans une démarche parfois source d’anxiété.
Externaliser la prise de rendez-vous pour une réponse rapide
Les centres d’appel disposent d’un nombre de téléopérateurs conséquent. De fait, les équipes sont toujours disponibles ce qui permet une réponse rapide, même lors des pics d’appels. Sauf rares exceptions, il n’y a pas de temps d’attente ni de basculement sur répondeur. Cela n’est pas toujours le cas chez un praticien libéral. Cette attente, qui peut être une cause d’agacement pour le patient, disparaît avec un télésecrétariat externe. Il ne lui faudra que quelques minutes pour prendre rendez-vous.
Externaliser la prise de rendez-vous pour des plages horaires plus adaptées
Les prestataires offrent des plages horaires souvent plus étendues que les heures d’ouverture des cabinets médicaux. Ce point est un avantage pour tous ceux qui ne peuvent pas appeler pendant leurs heures de travail. Cela permet aussi au médecin de pouvoir prendre plus de rendez-vous.
Prendre rendez-vous par Internet
Les plateformes proposent aussi la prise de rendez-vous sur Internet. C’est très facile. Il suffit de se connecter via le Net et de suivre les indications.
L’externalisation, un gain de temps assuré pour le praticien
La prise de rendez-vous téléphonique est une tâche indispensable, mais chronophage pour le praticien.
Externaliser la prise de rendez-vous pour des consultations plus sereines
Choisir la prise de rendez-vous par un secrétariat médical externe, permet au praticien de se libérer de cette contrainte. Il gagne du temps. Il peut ainsi se consacrer pleinement à ses patients. Moins dérangé, il peut alors appréhender sa consultation en toute sérénité et avec plus d’efficacité.
Une activité optimisée
Par ailleurs, ce gain de temps permet également d’augmenter le nombre de rendez-vous. Il permet aussi d’être plus réactif face à des demandes spécifiques. Les opérateurs des permanences téléphoniques médicales sont en effet tout à fait capables de détecter un appel relevant d’une urgence. Ils peuvent alors l’aiguiller directement vers le médecin.
Bien choisir son centre de permanence téléphonique
Afin de faire le meilleur choix, un centre de réception d’appels doit pouvoir offrir des prestations adaptées à l’activité du praticien.
Permanence téléphonique médicale externalisée : une souplesse d’adaptation
La solution proposée par le prestataire externe doit pouvoir s’adapter aux besoins spécifiques du domaine médical et du praticien.
Certaines formules permettent au call center de traiter l’ensemble des appels entrants du lundi au vendredi ou au samedi. Ainsi, la permanence téléphonique est assurée sans interruption.
D’autres formules, plus souples, ne prennent en charge que les appels téléphoniques en débordement. Cela peut être le cas lors de pics d’activité saisonniers (campagne de vaccination, épidémie, etc.), par exemple. Elle peut également être mise en place lorsque la secrétaire du praticien est déjà en ligne ou absente. Cette option permet ainsi d’assurer la continuité de la permanence téléphonique du cabinet.
Le centre d’externalisation peut également prendre le relais aux heures de fermeture habituelle du cabinet médical afin d’augmenter la plage horaire de réception des appels.
Après plusieurs sonneries sans réponse, les appels basculent automatiquement vers le centre d’appels qui les traite immédiatement.
Un secrétariat téléphonique médical performant
Un centre externe chargé des prises de rendez-vous médicaux, doit également être en mesure de gérer ce qu’on appelle le pré-accueil du patient. Pour cela, il doit collecter correctement des informations essentielles (nom, adresse, numéro de téléphone ou de portable, etc.). Il doit aussi savoir les transférer. Cela permettra alors au médecin généraliste ou à son secrétariat de disposer des données nécessaires lorsque le patient se rend à son rendez-vous.
Une gestion de l’agenda médical rigoureuse
Un centre d’externalisation n’est pas une simple plateforme téléphonique. Il fait appel à un personnel formé, capable de gérer avec rigueur un agenda médical et la prise de messages. Il doit aussi pouvoir confirmer une date de consultation et envoyer un message de rappel.
De plus, pour garantir les meilleurs résultats, un superviseur assure le suivi de chaque compte.
À noter
Ce type de plateforme ne concerne pas uniquement les professionnels de santé. Des centres d’appels téléphoniques peuvent également fonctionner pour d’autres professions libérales. En fait pour toutes celles ayant besoin d’un secrétariat externalisé.
